Facility Management in Kenia: Hoe gaat dat er daar aan toe?

Michiel Draijer, Facility manager gespecialiseerd in hard en soft services weet door zijn ervaring hoe het Facility management in Nederland en Europa in zijn werk gaat. Maar Michiel weet ook hoe het Facility Management er in Kenia aan toe gaat. In deze blog vertelt Michiel zijn ervaringen als facilitair manager voor de ambassade en residentie in Nairobi.

Toen de medewerkster van Algemene Zaken mij vroeg of ik misschien interesse had in de functie van facilitair manager voor de ambassade en de residentie ging ik rechtop zitten en heb volmondig “ja” gezegd, graag zelfs! Ons gezin woonde toen al een jaar in Nairobi, nadat we twee jaar daarvoor in Eritrea hadden doorgebracht. Dat krijg je ervan als je vrouw voor Buitenlandse Zaken werkt en als diplomaat wordt “uitgezonden”…

Kenia, het Afrika voor beginners zoals ook wel gezegd wordt, had eind december 2007 net een bloedige presidentsververkiezing achter de rug met veel onrust in de straten, waarbij veel gewonden en zelfs doden waren gevallen. Wij arriveerden in Nairobi in februari 2008, toen de rust weer enigszins hersteld was. Zo’n eerste jaar in een nieuw land voelt toch een beetje als vakantie; er is heel veel te ontdekken en er zijn veel nieuwe, leuke mensen om te ontmoeten. Je wordt vervolgens veel uitgenodigd op allerlei feesten, om op safari te gaan (geheel met BBQ in en tussen het wild) en ook ontboden op de residentie waar de ambassadeur je welkom heet.

Je verblijft ondertussen in een hotel, in afwachting van de container met je hele hebben en houden. Onze container moest de reis maken van Eritrea naar Mombassa, de havenstad in het zuiden van Kenia. Vervolgens ging de reis verder over de weg; 483 km waar een vrachtwagen, als het mee zit, 8 uur over doet. Al met al heeft het een paar maanden geduurd voordat we werkelijk gesetteld waren.

Ambassade in Nairobi
Ambassade in Nairobi

Op mijn eerste werkdag op de Ambassade werd ik hartelijk verwelkomt door de senior medewerker AZ/CZ (algemene zaken/consulaire zaken); mijn nieuwe bazin. Er was, zo bleek, nogal wat werk blijven liggen; een dringend gesprek met de landlord over de huurverhoging van 100%, de verkoop van een aantal generatoren, de verkoop van de oude dienstwagen van de ambassadeur, het verzoek om een wachtplek-met-overkapping te realiseren voor de ambassade voor de bezoekers van de consulaire afdeling, het doornemen van PLANON (voor de doorwinterde facilitairen bekend en voor de anderen; Planmatig Onderhoud), het (laten) opruimen van de werkplaats en voorlopig als laatste; het bekijken van merkwaardige strepen op de vloertegels bij de Residentie na onderhoud. Om met dit laatste te beginnen; waarschijnlijk was het gewoon een methode-fout, maar om ‘even’ naar de Residentie te rijden is in Nairobi nogal een uitdaging. Afhankelijk van het tijdstip van de dag kon dit variëren van 30 minuten tot 3 uur. Tijdens de lunch het verkeer ingaan was ook een optie, dit kon dus nog even wachten. Gezien het feit dat dit in de woning van de ambassadeur was aangetroffen, moest dit probleem (corrigerende maatregelen) wel voor haar thuiskomst opgelost zijn!

Nadat ik eerst met de huisbaas een afspraak gepland had, ben ik door Planon gaan lezen. Vanuit Den Haag worden vanuit Directie Huisvesting en Facilitaire zaken (DHF) allerlei zaken omtrent (buitenlandse) huisvesting geregeld, zo ook het (preventief) onderhoud en beheer van huisvestingsobjecten zoals kanselarij, ambassade en residentie.

Ik las hierin onder andere dat er hoognodig een sleutelprocedure moest worden opgesteld voor alle kantoren op de ambassade, vond en passant ook een foutje; ” het aanbrengen van 20 deursluitingen voor dossierkasten, begroot voor € 25.000”, maar ook het spoedig herstel van het dak op de Residentie; deze was op een bepaald punt ingezakt door een constructiefout. Ik moest vandaag toch nog die kant op…

In het begin was het toch even zoeken en aanpassen maar eenmaal gewend is het jaar voorbijgevlogen!

 

Michiel Draijer