Kosten besparen op je facilitaire organisatie door het gebruik van data

Afgelopen tijd is gebleken dat werken vanuit huis voor veel bedrijven goed bleek te werken. Veel bedrijven behouden dit hybride werken waarbij men gedeeltelijk thuis werkt en gedeeltelijk op kantoor wanneer er specifieke afspraken of meetings zijn. Dit zorgt voor een enorme uitdaging voor de facilitair manager:

“Op bepaalde dagen was het zo rustig op kantoor, de catering kon de helft van de aangeboden lunchgerechten weggooien, de verwarming stond aan in ruimtes die niet gebruikt werden en de schoonmaak kwam afvalemmers legen waarin geen afval zat. Andere dagen was het gevoelsmatig te druk op kantoor en nam de vervuiling toe, was er te weinig aanbod bij de lunch en de luchtkwaliteit leek ook steeds matiger. Er ontstond behoefte om dit gevoel met cijfers te onderbouwen en om op basis daarvan juiste besluiten te nemen.”

Want hoe zorg je er als facilitair manager voor om voldoende, goed gefaciliteerde, duurzame en dan nu ook nog gezonde kantoren en werkplekken te creëren?

Met behulp van data is het mogelijk om bepaalde zaken inzichtelijk te maken en op basis hiervan bepaalde besluiten te nemen om een excellente pand en klantbeleving te creëren. Deze inzichten kunnen zorgen voor efficiencywinst, kunnen bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen en kunnen de gezondheid van uw medewerkers en gasten ondersteunen en zelfs bevorderen.

Veel organisaties maken al gebruik van een grote hoeveelheid datapunten, alleen worden deze punten maar sporadisch ingezet om meerdere doeleinden te gebruiken. Zo kan je dezelfde data gebruiken voor meerdere doeleinden:

Door bijvoorbeeld het liftgebruik, de wifipunten en het koffiegebruik te meten en te combineren krijg je een goed inzicht van bezetting op kantoor. Op basis van deze data kan er een voorspelling gedaan worden hoeveel mensen er op kantoor komen en zo kan er rekening gehouden worden met de inkoop voor de catering, met schoonmaak, met de luchtbehandeling, etc. Op basis hiervan zal er minder waste zijn bij bijvoorbeeld de catering, geen overbodige schoonmaakacties en een gezonder klimaat op drukkere verdiepingen.

Als op deze manier de data gecombineerd wordt waarin verschillende disciplines binnen een organisatie aan elkaar gekoppeld worden, is het mogelijk om zowel aan verduurzaming te werken en tegelijkertijd samen te bouwen aan de beste klantbeleving.

Om slimmer om te gaan met data en het combineren tussen verschillende afdelingen realiteit en normale gang van zaken te laten worden, dienen er stappen te worden gezet. Zo maak je hiermee een begin:

1.  Zoek elkaar op en zorg dat de verschillende afdelingen van elkaar weten welke doelen er bereikt moeten worden. Zoals hierboven aangegeven kan de informatie die wordt gegenereerd voor het ene doeleinde stuurinformatie worden bij een ander proces met een ander doel. Denk dus niet in de traditionele facility verdeling ‘schoonmaak’, ‘catering’ of ‘onderhoud’, maar bepaal voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt gaan worden.
2. Breng de beschikbare databases en datastromen in kaart en maak dit centraal toegankelijker. Wanneer een doel niet bereikt kan worden doordat er informatie ontbreekt, dient bepaald te worden hoe dit opgehaald gaat worden en of een andere bron ook een goed (genoeg) beeld geeft.

Wil je alle informatie uit dit artikel, met als bonus een volledig stappenplan, op je gemak doorlezen?

Het gebruik van data in het facilitair management staat relatief gezien nog in de kinderschoenen, wanneer je als organisatie hier niet mee gaat starten, is het bijvoorbeeld de bezetting op kantoor lastig in te schatten in deze veranderende manier van werken. Wanneer je als organisatie de bezetting op kantoor niet kan voorspellen is het onmogelijk om hierop de inkoop van catering en schoonmaak af te stemmen. Op deze manier gaat het niet alleen ten koste van de efficiency maar kan het ook de medewerkerstevredenheid negatief beïnvloeden.

Bijvoorbeeld:

• Te weinig voorraad in de catering
• Ontevreden medewerkers
• Onprettige werksfeer
• Lage productiviteit
• Omzetdaling

Benieuwd naar de vervolgstappen en hoe je dit steeds verder uit bouwt naar een situatie waarin de data van verschillende disciplines binnen een organisatie aan elkaar gekoppeld worden?

In onze Whitepaper ‘dataficatie in facilitair management’ lees je het volledige stappenplan.

Afbeelding via: https://www.managementsite.nl/liever-ontevreden-tevreden-medewerkers