Leestijd: 3 minuten
Overweeg je om in het nieuwe jaar je receptiepost te gaan outsourcen? Kom dan nu in actie! De start van het nieuwe kalenderjaar is een logisch moment. Dat lijkt nog best ver weg, dus misschien schuif je het opstarten van het proces om je receptie (gedeeltelijk) te gaan outsourcen nog even voor je uit tot na de vakantieperiode. Toch is het verstandig om nu al in actie te komen. Waarom? Dat leggen we graag uit!
De juiste aanbieder kiezen
Waarschijnlijk is er al een duidelijk beeld van de wensen en eisen ten aanzien van de receptiedienstverlening. De eerste stap is natuurlijk een leverancier te vinden, die in staat is datgene te leveren wat jullie als bedrijf zoeken, binnen het budget dat hiervoor is vrijgemaakt. Hou er rekening mee dat gesprekken voeren met leveranciers, offertes beoordelen en eventueel onderhandelen over tarieven en voorwaarden best een tijdrovende klus kan zijn. Afhankelijk van je eigen interne snelheid, is ons advies om voor dit traject minimaal 2-4 weken uit te trekken.
De juiste medewerker vinden
Nadat een leverancier is geselecteerd, zal de dienstverlener zich richten op het vinden van de juiste medewerkers die kunnen worden ingezet. In de huidige krappe arbeidsmarkt is het echter onwaarschijnlijk dat facilitaire dienstverleners direct over een volledig team beschikken dat klaar is voor inzet. Dit betekent dat zij waarschijnlijk nieuwe medewerkers moeten werven om aan de behoeften van jullie organisatie te voldoen.
Het is belangrijk op te merken dat de arbeidsmarkt op dit moment extreem krap is. De werkeloosheid bevindt zich op historisch lage niveaus, wat betekent dat er maar weinig mensen direct beschikbaar zijn. De dagen waarin een vacature wordt gepubliceerd en er direct geschikte reacties binnenkomen, behoren tot het verleden. Het vinden van de juiste medewerker is momenteel uitdagender dan ooit en neemt over het algemeen meer tijd in beslag.
Dat betekent dat veel geschikte kandidaten al voorzien van een baan in deze arbeidsmarkt. Als ze openstaan voor een nieuwe uitdaging en de overstap willen maken, hanteren ze meestal een opzegtermijn van minimaal 1 of soms zelfs 2 kalendermaanden. Deze opzegtermijn vertraagt het proces aanzienlijk, waardoor het meestal pas na ten minste 1,5 maand mogelijk is om daadwerkelijk te beginnen.
Voorbeeld van proces van outsourcing
Het proces van het vinden van de juiste medewerker voor jouw receptie-outsourcing kan complex zijn, vooral in de krappe arbeidsmarkt. Stel je voor dat je een snelgroeiend technologiebedrijf bent dat de receptiediensten wil uitbesteden. Je eisen omvatten gastvrijheid, professionele uitstraling en uitstekende communicatievaardigheden.
De facilitair detacheerder selecteert kandidaten op basis van technische criteria en bedrijfscultuur. Een kandidaat valt op vanwege communicatievaardigheden en enthousiasme om in een technologieomgeving te werken. Ze heeft een baan met een opzegtermijn van twee maanden, wat planning benadrukt. Dit toont aan dat tijdig beginnen essentieel is voor succesvolle uitbesteding.
Conclusie
In het gunstigste scenario duurt het proces van aanvraag tot het operationeel hebben van één of meerdere medewerkers ongeveer 2 maanden. De realiteit leert ons echter dat 3 maanden een realistischere tijdsinschatting is. Als je overweegt om je receptie aan een facilitair specialist uit te besteden per 1 januari 2024, is het dus van groot belang om nu in actie te komen.
Twijfel je of heb je behoefte aan advies over de beste aanpak? We staan klaar om een vrijblijvende afspraak met je te plannen om de optimale opties voor jouw organisatie te bespreken.