PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING

PRIVACY- EN COOKIE VERKLARING

 

Wij vinden jouw privacy erg belangrijk en verwerken de persoonsgegevens die we van jou hebben daarom zo veilig, zorgvuldig en vertrouwelijk mogelijk, zoals voorgeschreven door de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).

 

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij aan jouw persoonsgegevens komen, waarom wij deze gegevens verzamelen, hoe wij met jouw gegevens omgaan en wat jouw rechten zijn.

Artikel 1           Over ons

Facility Service B.V. is de besloten vennootschap, gevestigd te 3821 AA in Amersfoort aan de Computerweg 11-13. In het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staan wij ingeschreven onder nummer 31035520.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

Bij vragen over je privacy of als je een verzoek zou willen indienen omdat je bijvoorbeeld zou willen weten welke gegevens wij precies van je bijhouden, kun je contact met ons opnemen via info@facility.nl.

 

Artikel 2           De persoonsgegevens die wij verwerken

Er zijn verschillende doelgroepen waarvan wij de persoonsgegevens kunnen verwerken, namelijk websitebezoekers, zakelijke relaties en kandidaten/sollicitanten.

Per doelgroep wordt hieronder aangegeven welke persoonsgegevens (mogelijk) worden verwerkt.

Websitebezoekers:

  • contactgegevens zoals voor- en achternaam, (zakelijk) telefoonnummer en (zakelijk) e-mailadres;
  • eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht op onze website of op andere wijze aan ons verstrekt.

Zakelijke relaties:

  • (basis)informatie zoals voor- en achternaam, organisatienaam en je functie;
  • contactgegevens zoals (post- en/of vestigings)adres, (zakelijk) telefoonnummer en (zakelijk) e-mailadres;
  • aanvullende persoonsgegevens zoals geboortedatum;
  • (zakelijke) klantgegevens zoals klantnummer, opdrachtnummer, offertenummer, factuurnummer, KVK-nummer en btw-identificatienummer;
  • financiële informatie zoals bankgegevens en openstaande saldo;
  • eventuele inhoud van correspondentie;
  • alle overige persoonsgegevens die wij van of over je krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de in artikel 4 genoemde doeleinden.

Kandidaten/sollicitanten (werken bij Facility):

  • NAW-gegevens;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • Curriculum Vitae;
  • zakelijk profiel (LinkedIn);
  • motivatiebrief;
  • salarisindicatie;
  • referenties;
  • eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht op onze website (werken bij Facility) of die je meestuurt met je sollicitatie;
  • eventuele inhoud van correspondentie;
  • eventuele interessegebieden;
  • eventuele afbeeldingen.

 

Artikel 3           Hoe wij aan jouw persoonsgegevens komen

Wij komen aan jouw persoonsgegevens omdat wij deze van jouzelf hebben verkregen omdat je gebruikmaakt van onze diensten, je onze website www.facility.nl bezoekt of omdat wij deze hebben verkregen uit openbare registers zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) of andere open bronnen zoals sociale media en websites.

 

Artikel 4           Waarom we persoonsgegevens verwerken (doeleinden)

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen in het geval dit is toegestaan op grond van de AVG en de UAVG. Hieronder geven we aan wanneer (voor welke doeleinden) en op grond waarvan (op basis van welke grondslagen) we gegevens verwerken.

Contact
Er zijn verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan per telefoon, maar ook via de mail, de chatfunctie, het contactformulier op de website of via sociale media, bijvoorbeeld als je vragen hebt over onze diensten of om na te gaan of wij iets voor je kunnen betekenen. Wij verwerken je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om je verder te kunnen helpen en om het contactverzoek netjes af te handelen, zodat we weten wie je bent en om na te gaan wanneer we voor het laatst contact hebben gehad en waar dit over ging. De gegevens die wij ontvangen verwerken wij maximaal vijf jaar.

Offertes
Wanneer wij een offerte opstellen verwerken wij persoons- en/of bedrijfsgegevens. Dit doen wij zodat wij een gerichte offerte kunnen sturen. De offertes bewaren wij vijf jaar, omdat dit volgt uit onze wettelijke administratieplicht om aan te kunnen tonen wat er aan een factuur vooraf is gegaan.

Het leveren van onze diensten
Organisaties kunnen gebruik maken van onze dienstverlening. Ten behoeve van deze dienstverlening gebruiken wij persoons- en/of bedrijfsgegevens om de overeenkomst die wij met je aangaan zo goed mogelijk uit te kunnen voeren en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn. Deze gegevens bewaren we tot vijf jaar na het einde van onze overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn, bijvoorbeeld vanwege de wettelijke verplichting van de Belastingdienst om deze gegevens 7 jaar te bewaren.

Facturen

Naar aanleiding van onze dienstverlening verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om een correcte factuur te kunnen sturen, om de betaling te verwerken en voor de financiële administratie. Volgens een wettelijke verplichting van de Belastingdienst moeten wij deze gegevens 7 jaar bewaren.

Werken bij Facility
Als je hebt gereageerd op één van onze vacatures of een open sollicitatie hebt ingestuurd, dan verwerken wij je persoonsgegevens om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen. Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij Facility dan bewaren wij de sollicitatiegegevens niet langer dan vijf jaar na beëindiging van de procedure. Op deze wijze kunnen wij je alsnog benaderen als een eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt.

In het geval we je op het moment van solliciteren geen geschikte functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming – je sollicitatiegegevens maximaal vijf jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door ons een e-mail te sturen.
Kom je bij ons werken, dan voegen wij je sollicitatiegegevens toe aan het personeelsdossier.

Recensies

Een toegestuurde recensie kunnen wij in het geval je hiervoor toestemming geeft publiceren op onze website en/of sociale media. Om dit mogelijk te maken, verwerken wij jouw naam, bedrijfsnaam en inhoud van het bericht. Gepubliceerde recensies worden verwijderd zodra ze niet meer representatief zijn voor onze dienstverlening of wanneer jij een verwijderingsverzoek bij ons indient.

Gerechtvaardigd belang

Bij de verwerking van persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang hebben wij ons belang, waaronder het belang om onze rechtspositie en bewijspositie te bewaken, afgewogen tegen jouw belang bij het recht op privacy. Om die reden zullen wij dan ook niet meer gegevens van jou verwerken dan nodig is om onze gerechtvaardigde belangen te waarborgen en ons doel te bereiken.

 

Artikel 5           Doorgifte

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Je gegevens kunnen daarbij worden doorgegeven aan verwerkers, partijen betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst en externe adviseurs.

Om de volgende redenen kunnen wij persoonsgegevens delen met derde partijen:

  • wanneer wij derden inschakelen om bepaalde gegevens te verwerken;
  • als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou;
  • als wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • in het geval je hier toestemming voor geeft;
  • als wij op grond van de wet verplicht zijn om gegevens door te geven.

Vanzelfsprekend verkopen wij jouw gegevens niet door aan derden.

Met verwerkers, binnen en buiten de EER, sluiten wij verwerkersovereenkomsten om jouw privacy optimaal te beschermen.

 

Artikel 6           Jouw rechten

Op grond van de AVG heb jij een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Zo heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt hiertoe een verzoek bij ons indienen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid waarbij je ons kunt verzoeken om jouw persoonsgegevens, die wij geautomatiseerd en op basis van toestemming verwerken, in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar bestand aan jou beschikbaar te stellen, zodat je deze aan een andere partij kunt overdragen.

Om gebruik te maken van jouw rechten kun je een verzoek sturen naar info@facility.nl. Naar aanleiding van je verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Zo weten wij zeker dat jij de juiste persoon bent van wie de desbetreffende persoonsgegevens zijn.

In principe zullen we binnen een maand voldoen aan jouw verzoek. In het geval het verzoek (zeer) complex is of er specifieke privacyrechten van toepassing zijn, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Binnen de eerste maand zullen we je op de hoogte stellen van een eventuele verlenging van de termijn.

Tot slot heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap.

 

Artikel 7           Beveiliging persoonsgegevens

Wij nemen passende en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. Met deze maatregelen zorgen wij voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij van jou verwerken:

  • wachtwoorden op laptops en systemen;
  • beveiliging van netwerkverbindingen;
  • fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, zoals toegangschips en camerabeveiliging in het kantoorpand;
  • organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
  • dataopslag binnen de EU of binnen NL;
  • papieren dossiers worden niet bewaard.

 

Artikel 8           Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Een cookie is een klein stukje informatie (een klein bestandje) dat bij het eerste bezoek aan onze website met de pagina´s van de website wordt meegestuurd aan jouw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van je computer of ander apparaat wordt opgeslagen.

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Voor zover wij dat verplicht zijn, zullen wij toestemming vragen voor het gebruik van cookies.

Sommige cookies zijn technisch noodzakelijk om onze website zo goed mogelijk te laten werken, de zogenaamde ’technische ‘ of ‘functionele’ cookies. Deze cookies maken bepaalde basisfuncties mogelijk zoals de paginanavigatie. Ook zorgen ze ervoor dat persoonlijke instellingen en voorkeuren van de bezoeker van de website zoals de taalinstellingen worden onthouden. Zonder deze cookies kan onze website niet goed functioneren. Je kunt deze cookies dan ook niet uitzetten. Wij mogen deze cookies plaatsen zonder dat je hier toestemming voor geeft.

Wij en derde partijen gebruiken tevens analytische en tracking cookies:

  • Deze cookies volgen het bezoek aan de website om daarmee een profiel van jouw bezoek op te bouwen. Op basis hiervan optimaliseren wij de website of tonen wij op jou afgestemde advertenties.

reCAPTCHA:

Wij gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen misbruik en spam. Voor de werking van dit programma wordt het IP-adres van een bezoeker van de website, de muisbewegingen en mogelijk ook andere da ta verzameld. Deze gegevens worden verstuurd naar en verwerkt door Google. Door het analyseren van de hiervoor genoemde gegevens kan Google nagaan of sprake is van een echte websitebezoeker of een robot. Lees (eerst) het privacybeleid van Google om te weten hoe zij met jouw privacy omgaan.

Cookies in- of uitschakelen / verwijderen

Met behulp van de Help-functie in je browser kun je achterhalen hoe je cookies in- of uitschakelt. Ook kun je cookies die al geplaatst zijn verwijderen. Als je het plaatsen van cookies uitschakelt, moet je er rekening mee houden dat onze website als gevolg daarvan mogelijk niet meer optimaal werkt.

Meer informatie

Op de website van ConsuWijzer kun je meer informatie vinden over (de werking van) cookies.

 

Artikel 9           Wijzigingen

Wij kunnen de inhoud van deze privacy- en cookieverklaring op ieder moment wijzigen en zullen de meest recente versie altijd op www.facility.nl/privacybeleid/  plaatsen. Om op de hoogte te blijven van actuele wijzigingen raden we je aan deze privacy- en cookieverklaring regelmatig te raadplegen.

 

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 13 december 2022.