Afgelopen tijd is gebleken dat werken vanuit huis voor veel bedrijven goed bleek te werken. Veel bedrijven behouden dit hybride werken waarbij men gedeeltelijk thuis werkt en gedeeltelijk op kantoor wanneer er specifieke afspraken of meetings zijn. Dit zorgt voor een enorme uitdaging voor de facilitair manager.

Uitdagingen voor de facilitair manager

“Op bepaalde dagen was het zo rustig op kantoor, de catering kon de helft van de aangeboden lunchgerechten weggooien, de verwarming stond aan in ruimtes die niet gebruikt werden en de schoonmaak kwam afvalemmers legen waarin geen afval zat. Andere dagen was het gevoelsmatig te druk op kantoor en nam de vervuiling toe, was er te weinig aanbod bij de lunch en de luchtkwaliteit leek ook steeds matiger. Er ontstond behoefte om dit gevoel met cijfers te onderbouwen en om op basis daarvan juiste besluiten te nemen.”

Hoe zorg je als facilitair manager voor voldoende, goed gefaciliteerde, duurzame en gezonde kantoren en werkplekken?

Met behulp van data is het mogelijk om bepaalde zaken inzichtelijk te maken en op basis hiervan besluiten te nemen om een excellente pand- en klantbeleving te creëren. Deze inzichten kunnen zorgen voor efficiencywinst, bijdragen aan duurzaamheidsdoelstellingen en de gezondheid van uw medewerkers en gasten ondersteunen en bevorderen.

Benutten van data in facilitair management

Veel organisaties maken al gebruik van een grote hoeveelheid datapunten, maar deze worden maar sporadisch ingezet voor meerdere doeleinden. Zo kan je dezelfde data gebruiken voor meerdere doeleinden:

1. Gebruik van data voor bezettingsinzichten

Door bijvoorbeeld het liftgebruik, de wifipunten en het koffiegebruik te meten en te combineren, krijg je een goed inzicht in de bezetting op kantoor. Op basis van deze data kan er een voorspelling worden gedaan van het aantal mensen dat naar kantoor komt. Zo kan er rekening worden gehouden met inkoop voor de catering, schoonmaak, luchtbehandeling, enzovoort. Dit voorkomt verspilling bij de catering, onnodige schoonmaakacties en draagt bij aan een gezonder klimaat op drukkere verdiepingen.

2. Samenwerking tussen disciplines voor verduurzaming en klantbeleving

Als de data uit verschillende disciplines binnen een organisatie wordt gecombineerd, kan er gewerkt worden aan zowel verduurzaming als de best mogelijke klantbeleving.

Stappen naar effectief gebruik van data

Om slimmer om te gaan met data en de samenwerking tussen verschillende afdelingen te verbeteren, zijn enkele stappen nodig:

1. Definieer gezamenlijke doelen en doeleinden

Zoek elkaar op en zorg dat de verschillende afdelingen van elkaar weten welke doelen er bereikt moeten worden. Denk niet in traditionele facility-indelingen, maar bepaal voor welke doeleinden de gegevens gebruikt gaan worden.

2. Breng beschikbare databases en datastromen in kaart

Maak de beschikbare databases en datastromen centraal toegankelijk. Indien informatie ontbreekt, bepaal hoe deze opgehaald kan worden of zoek naar andere bronnen die een voldoende beeld geven.

Het belang van data in facilitair management

Het gebruik van data in het facilitair management staat nog in de kinderschoenen. Het niet benutten van data kan de efficiëntie verminderen en de medewerkerstevredenheid negatief beïnvloeden. Gevolgen van onvoldoende gebruik van data kunnen zijn:

Bijvoorbeeld:

• Te weinig voorraad in de catering
• Ontevreden medewerkers
• Onprettige werksfeer
• Lage productiviteit
• Omzetdaling

Benieuwd naar de vervolgstappen en hoe je dit steeds verder uit bouwt naar een situatie waarin de data van verschillende disciplines binnen een organisatie aan elkaar gekoppeld worden?